Письмецо в конверте

Отправляли ли вы когда-нибудь письмо по почте (я имею в виду не e-mail, а стандартную почту с конвертами, марками и всем прочим)? А 200 писем за день?
Недавно наша организация столкнулась с необходимостью отправить 2000 (две тысячи) писем обычной почтой. Все бы ничего, но письма должны быть именными, а на конверте необходимо было указать ФИО получателя и его адрес… Итак…

Что хочется получить
– примерно 2000 именных конвертов;
– примерно 2000 именных писем;
– не делать вышеуказанное руками.

Что требуется
– MS Office XP (может, появилось и раньше — не проверял);
– база, из которой будем брать адреса (в любом формате);
– принтер с хорошей скоростью печати.

Как мы это сделали
Для начала нужно понять, что вы собираетесь рассылать и куда. В нашем случае это была реклама и рассылалась она по предприятиям области. В качестве основы для базы данных мы взяли один известный электронный справочник одной известной кировской фирмы, позволяющий создать неплохой отчет по параметрам пользователя. Нас устроила следующая форма:

наименование_предприятия
почтовый_индекс;<пробел>почтовый_адрес
должность
ФИО

наименование_предприятия
почтовый_индекс;<пробел>почтовый_адрес
должность
ФИО

И так далее. Обратите внимание, что между последним элементом первой записи и началом второй находится пустая строка.
Таких записей получилось около двух тысяч. Сохранить этот отчет можно в формате RTF, что мы и сделали. После чего открыли указанный файл с отчетом (назовем его «База1.rtf») в прекрасном творении буржуазной мысли — программе MS Word — и начали его «причесывать»:
1. Меню -> Правка -> Заменить. Нажимаем на кнопку “больше” и выбираем “специальный”. Заменяем знаки абзаца на знаки табуляции, получается следующее:

наименование_предприя­тия<tab>почто­вый_ин­декс;<пробел>почто­вый_ад­рес<tab>долж­ность<tab>ФИО<tab><tab>наименование_предприятия…

Между записями — две табуляции.
2. Повторяем пункт 1, только в этом случае заменяем сочетание <tab><tab> на знак абзаца. Теперь база выглядит так:

наименование_предприятия<tab>почтовый_ин­декс;<пробел>почтовый_адрес<tab>дол­жность<tab>ФИО<enter>наименование_предприятия…

3. Повторяем 1, заменяем шесть любых цифр и «;» (точка с запятой) на «исходный текст» и <tab>. База приобретает такой вид:

наименование_предприятия<tab>почтовый_ин­декс;<пробел><tab>почтовый_адрес<tab>долж­ность<tab>ФИО<enter>наименование_предприятия…

4. Выделяем весь текст (Ctrl+A), идем в Меню -> Таблица -> Преобразовать -> Текст в таблицу, где в качестве разделителя указываем “знак табуляции”. Если все сделали правильно, то количество строк в таблице будет соответствовать количеству записей в первоначальной базе.
5. Выделяем столбец, где находится почтовый индекс, повторяем пункт 1, заменяем ";< пробел>" (точку с запятой и пробел) на ничего (оставьте графу пустой).
6. В таблицу сверху добавляем строчку с подписями столбцов.
7. Добавляем столбец, в который проставляем порядковый номер записи (список).
8. На всякий случай просматриваем всю таблицу глазами (это не так долго, как кажется).
9. Успешно сохраняем изменения в файле «База1.rtf».
Приступаем к формированию письма. В MS Word’е есть панель инструментов под названием «Слияние». С ней мы и будем работать. Нажимаем на кнопку “Открыть источник данных” и выбираем файл «База1.rtf», после чего создаем письмо.

Мы на фирменном бланке набрали что-то похожее:
"Руководителю предприятия «Чучундра». Уважаемый Иван Иванович! Купите, пожалуйста, нашу продукцию. С уважением, ООО «Рога и копыта».
Нажимаем кнопку «Вставить поля слияния» на вышеупомянутой панели и заменяем Иван Иванович на поле «ФИО», а «Чучундра» на “наименование_предприятия”. Где-нибудь в конце листа вставляем поле с порядковым номером (кегль — 8 или еще меньше).
Приступаем к заключительному этапу: нажимаем на кнопку “Слияние при печати” и терпеливо ждем…

Конверт делается аналогичным способом, используем ту же базу.
Слева вверху — обратный адрес (одинаковый для всех писем), слева внизу — поле “Индекс”, справа посередине — “наименование_предприятия” и “почтовый_адрес”. Главное — не забыть вставить порядковый номер конверта (чтобы письмо для Ивана Ивановича и конверт для него же были под одним номером, а то всякое бывает…)
Сам процесс печати 2000 конвертов на Сanon 810 занимает не более одного рабочего дня, проверено.
Осталось только вручную сложить письма в конверты (на 2000 писем уходит труд трех людей в течение рабочего дня)…

И напоследок: где могут возникнуть проблемы.
1. Отправка письма весом до 20 г по области стоит 2.70 руб. Мы сделали вывод, что лучше отправить 10 писем, которые “на том конце провода” не нужны, чем пропустить потенциального клиента — так что не экономьте на величине базы. 20 г — это конверт и два листа А4.
2. «Уважаемый Иван Иванович», но «Уважаемая Наталья Андреевна» — не обижайте потенциальных клиентов!
3. Не беспокойтесь, если шрифт вашего индекса не похож на ГОСТ’овский — письма дойдут!


Рекомендуем почитать: